На что следует обратить внимание салонам красоты во время транспортировки и установки косметического оборудования?

Транспортировка и установка косметического оборудования должны осуществляться с особой тщательностью, поскольку многие проблемы послепродажного обслуживания возникают еще до начала использования аппарата. Аппарат может быть поврежден во время транспортировки, прибыть с недостающими принадлежностями, использовать неправильное напряжение, быть установлен в помещении с плохой вентиляцией или быть введен в эксплуатацию до того, как персонал поймет процесс запуска, очистки и технического обслуживания.

Для салонов красоты транспортировка и установка влияют на безопасность, качество процедур, гарантийные права, количество клиентов и окупаемость инвестиций. Для дистрибьюторов и производителей понятный процесс доставки и установки снижает количество споров, претензий по ремонту и жалоб клиентов.

Главное правило простое: не рассматривайте доставку как завершение покупки. Доставка — это только начало процесса приемки, установки, обучения и пробной эксплуатации.

Краткий ответ: Проверьте перед отправкой, осмотрите по прибытии, установите согласно инструкции.

Салонам красоты следует уделять внимание трем этапам.

Перед отправкой: Подтвердите модель, конфигурацию, напряжение, тип вилки, язык, аксессуары, расходные материалы, способ упаковки, страховой полис, адрес доставки, условия отгрузки и документы о проверке.

В процессе доставки и прибытия: Проверьте внешнюю упаковку, сделайте фотографии и видеозаписи, осмотрите повреждения, проверьте комплектацию, зафиксируйте недостающие детали и сообщите о повреждениях при транспортировке в установленные сроки.

В процессе установки: Подготовьте необходимое пространство, электропитание, заземление, вентиляцию, водоснабжение или канализацию (при необходимости), стабильное интернет-соединение (если используется программное обеспечение), чистящие средства, складское помещение, обучение персонала и заключительный тестовый запуск.

Если эти шаги пропустить, салон может столкнуться с проблемами доставки, гарантийными случаями, простоями, неправильной эксплуатацией или жалобами клиентов.

1. Перед отправкой подтвердите соответствие оборудования требованиям.

Перед отправкой оборудования поставщик должен подтвердить точные детали заказа. Это позволит избежать неправильной модели, отсутствия ручек, неправильной вилки или неправильной версии программного обеспечения.

В подтверждение перед отгрузкой должны быть включены следующие данные:

• Модель и версия машины.
• Цвет и внешний вид могут быть изменены по индивидуальному заказу.
• Напряжение и тип вилки.
• Языковой интерфейс.
• Версия программного обеспечения и информация об учетной записи (если применимо).
• Количество основных единиц.
• Наконечники, зонды, картриджи, лампы и принадлежности.
• Расходные материалы для начинающих.
• Шнур питания, ножной выключатель, защитные очки, чехлы, наконечники, трубки, фильтры, баллоны и набор инструментов.
• Руководство пользователя, краткое руководство и учебные материалы.
• Гарантийный талон.
• Товарная накладная.
• Фотография серийного номера.

Для заказов OEM или ODM необходимо перед отправкой подтвердить логотип, упаковку, этикетки, язык руководства пользователя, логотип на экране и язык программного обеспечения. Если покупатель одобряет только внешний вид, но забывает указать напряжение, тип вилки, комплектующие или версию руководства, после получения товара могут возникнуть проблемы.

2. Запросить предпродажное тестирование.

Для дорогостоящих машин или заказов, отправляемых через границу, полезно провести предпродажное тестирование. Поставщик может прислать фотографии или видео, демонстрирующие включение машины, подключение каждой рукоятки, работу экрана, корректность языка и упаковку комплектующих.

К полезным документам, предоставляемым перед отгрузкой, относятся:

• Видео запуска.
• Видео с функциональным тестированием.
• Видео для распознавания ручек.
• Фотография на языке экрана.
• Фотография серийного номера.
• Фото аксессуаров и упаковочного листа.
• Фотография внешней упаковки.
• Фотография деревянного ящика или коробки.
• Протокол контроля качества.

Предварительное тестирование перед отгрузкой не заменяет осмотр при получении, но снижает вероятность получения товара с неправильной конфигурацией.

3. Обратите внимание на упаковку.

В состав косметологического оборудования могут входить экраны, стекло, оптические окна, манипуляторы, охлаждающие элементы, насосы, трубки, печатные платы, камеры и хрупкие пластиковые корпуса. Упаковка должна соответствовать стоимости оборудования и расстоянию доставки.

Качественная упаковка может включать в себя:

• Прочный картонный или деревянный ящик для тяжелой техники.
• Пенопластовая защита вокруг основного блока.
• Отдельная защита для наконечников и зондов.
• Защита кабеля.
• Защита от влаги.
• Защита от ударов.
• Хрупкие этикетки.
• Вертикальные указатели направления.
• Отсек для принадлежностей.
• Упаковочный лист находится внутри коробки.

При поставке крупногабаритного или дорогостоящего оборудования покупателям следует уточнять, включена ли в комплектацию усиленная упаковка или упаковка в деревянный ящик. Если поставщик отправляет тяжелое оборудование в ненадежной упаковке, риск повреждения при транспортировке возрастает.

4. Уточните условия доставки, страхования и риски.

Транспортные споры часто возникают из-за того, что покупатель и поставщик не определяют, кто несет ответственность на каждом этапе. В международных сделках торговые условия, такие как EXW, FOB, CIF, DAP или DDP, влияют на стоимость и ответственность за риски. Покупатели должны понимать согласованные условия и место поставки.

В договоре или заказе должны быть указаны следующие пункты:

• Кто организует доставку?.
• Кто оплачивает доставку?.
• Кто оплачивает страховку?.
• Кто занимается таможенным оформлением?.
• Кто платит пошлины и налоги?.
• Когда риск переходит от поставщика к покупателю.
• Кто занимается рассмотрением претензий по возмещению ущерба?.
• Какие документы необходимы?.
• Что должен сделать покупатель в случае обнаружения повреждений.

Страхование особенно важно для дорогостоящего оборудования. В случае повреждения упаковки или утери оборудования, страховые документы и данные о доставке могут определить, можно ли возместить ущерб.

5. Подготовьте салон до прибытия аппарата.

Монтаж не следует начинать после того, как водитель доставки ожидает у двери. Салон должен подготовить место до своего приезда.

Проверьте процедурный кабинет:

• Достаточно места на полу.
• Ширина дверного проема и коридора достаточна для размещения посылки.
• Положение на лечебном столе или в кресле.
• Пространство для передвижения персонала.
• Конфиденциальность клиентов.
• Расположение розетки.
• Стабильное электропитание.
• Вентиляция.
• Контроль температуры и влажности.
• Очистите место для хранения аксессуаров.
• При необходимости — водоснабжение или канализация.
• Подключение к интернету, если используется программное обеспечение.
• Хранить упаковку в безопасном месте до завершения приемки.

Если машина тяжелая, обеспечьте достаточное количество людей или подходящие средства для ее перемещения. Не просите одного сотрудника перемещать большую машину в одиночку.

6. Осмотрите посылку перед подписанием.

По прибытии оборудования сотрудники должны, по возможности, осмотреть внешнюю упаковку перед подписанием документов или принятием доставки. Это важно для предъявления претензий по поводу повреждений при транспортировке.

Проверять:

• Коробка или ящик повреждены?
• Есть ли повреждения от воды?
• Углы повреждены?
• Упаковка наклонена или перевернута вверх дном?
• Пломбы повреждены?
• Есть ли на нем отверстия, вмятины или следы удара?
• Указано ли правильное количество посылок?
• Соответствует ли транспортная накладная заказу?

Сделайте фотографии и видео до вскрытия упаковки. Если упаковка имеет видимые повреждения, по возможности зафиксируйте это в накладной и немедленно сообщите поставщику. Не выбрасывайте упаковку до полной проверки оборудования.

7. Аккуратно распакуйте и сохраните улики.

Распаковку следует проводить медленно и документировать. Персоналу следует избегать слишком глубоких разрезов ножами, поскольку кабели, трубки, аксессуары и мягкая упаковка могут находиться близко к поверхности коробки.

Во время распаковки:

• Запишите короткое видео с распаковкой.
• Сфотографируйте состояние упаковки.
• Проверьте упаковочный лист.
• Разложите аксессуары на чистом столе.
• Проверьте каждый наконечник и зонд.
• Проверьте наличие трещин, вмятин, царапин, незакрепленных деталей, разбитого экрана или протечки жидкости.
• Сохраните пенопласт, картон, ящик и этикетки до завершения приемки.

Если чего-то не хватает или что-то повреждено, незамедлительно сообщите об этом, приложив фотографии, видеозаписи и ссылки на упаковочный лист.

8. Проверьте наличие дополнительных устройств перед включением питания.

Не включайте устройство сразу же, только потому что оно выглядит исправным. Сначала убедитесь, что устройство и аксессуары соответствуют заказанным.

Проверять:

• Модель основного блока.
• Серийный номер.
• Напряжение и вилка.
• Шнур питания.
• Наконечники и зонды.
• Фильтры, трубки, бутылки, уплотнения, наконечники, картриджи, лампы, прокладки, крышки или мембраны.
• При необходимости используйте защитные очки.
• Руководство пользователя.
• Гарантийный талон.
• Учебные материалы.
• Информация о лицензии на программное обеспечение или учетной записи.

Если напряжение или тип вилки не соответствуют условиям салона, не используйте случайные адаптеры без одобрения поставщика. Неправильное напряжение может повредить аппарат и повлиять на гарантию.

9. Электроэнергия и электробезопасность имеют первостепенное значение.

В состав косметологического оборудования могут входить двигатели, насосы, компрессоры, нагревательные элементы, системы охлаждения, радиочастотные генераторы, источники питания для IPL-терапии, лазерные модули, экраны и программные системы. Электропитание должно быть стабильным и подходящим.

Перед установкой подтвердите:

• Требуемое напряжение.
• Частота.
• Тип вилки.
• Номинальная мощность.
• Рекомендуется ли использовать выделенную цепь.
• Требования к заземлению.
• Потребности в защите от скачков напряжения.
• Разрешено ли использование удлинителя.
• Наличие влаги в помещении.
• Не перегружена ли розетка.

Избегайте использования поврежденных шнуров, неплотно закрепленных розеток, ненадежных адаптеров или перегруженных удлинителей. Если оборудование имеет высокую мощность или в салоне сомневаются в состоянии электросистемы, необходимо вызвать квалифицированного электрика для проверки оборудования.

10. Водоснабжение, охлаждение, водоотведение и вентиляция

Некоторым косметическим аппаратам требуется вода, охлаждение, дренаж, циркуляция воздуха или контроль температуры. Неправильная настройка может привести к перегреву, низкой производительности, протечкам, запаху или срабатыванию сигнализации аппарата.

См. инструкцию по эксплуатации для получения следующей информации:

• Тип воды (при необходимости).
• Уровень воды.
• Требования к охлаждающей жидкости.
• Состояние фильтра.
• Метод дренажа.
• Вместимость мусорных бутылок.
• Трубное соединение.
• Зазор вентилятора.
• Расстояние вентиляции.
• Ограничения по комнатной температуре.
• Предельные значения влажности.
• Контроль пыли.

Аппараты для IPL-терапии, лазерной терапии, криолиполиза, радиочастотной терапии, гидропилинга, микропузырьковой терапии, кислородной терапии и коррекции контуров тела могут иметь различные требования. Не закрывайте вентиляционные отверстия и не прислоняйте аппарат к стене, если требуется вентиляция.

11. Подготовка к очистке и дезинфекции

Перед началом обслуживания первого клиента салон должен разработать процедуры очистки и дезинфекции. Новое оборудование может покрываться пылью во время транспортировки, а многоразовые аксессуары требуют надлежащего обращения до и после использования.

Подготовить:

• Тряпки для уборки.
• Одобренные чистящие средства.
• Дезинфицирующее средство, совместимое с устройством.
• Одноразовые чехлы.
• Контейнер для отходов.
• Очистите лотки для хранения.
• Перчатки при необходимости.
• Этикетки на открытых упаковках жидкостей.
• Журнал уборки.

В салоне следует руководствоваться инструкцией производителя по очистке и дезинфекции. Не следует замачивать зонды, распылять жидкость непосредственно на экраны или разъемы, а также использовать агрессивные химические вещества, если поставщик не подтвердил их совместимость.

12. Настройка программного обеспечения, сети и данных

Многие современные косметические устройства используют программное обеспечение, приложения, облачные аккаунты, отчеты об анализе кожи, файлы клиентов или онлайн-обновления. Все это следует установить и протестировать до того, как салон начнет продвижение проекта.

Проверять:

• Регистрация аккаунта.
• Пароль и логин.
• Языковые настройки.
• Версия программного обеспечения.
• Отчет об экспорте.
• При необходимости возможно подключение принтера или планшета.
• Настройка камеры или освещения для анализатора кожи.
• Стабильность сети.
• Резервное копирование данных.
• Статус подписки.
• Политика доступа к удаленной технической поддержке.

Для анализаторов кожи протестируйте весь процесс: создание файла клиента, захват изображения, генерация отчета, экспорт отчета и сравнение результатов до и после.

13. Примечания по установке для каждой категории

Для разных категорий косметического оборудования требуется разное внимание при установке.

Аппараты для небольших пузырьковых и гидромассажных процедур для лица

Проверьте трубки, бутылки, фильтры, емкости для раствора, герметичность бутылок с отходами, силу всасывания, слив и процесс очистки. Слабое всасывание часто вызвано неплотно прилегающими трубками, засоренными фильтрами или плохой герметизацией бутылок.

Радиочастотное, электромагнитное и ультразвуковое оборудование

Проверьте распознавание рукоятки, поверхность щупа, кабели, заземление (при необходимости), проводящий гель, нормальные ощущения от работы и диапазон параметров. Обучите персонал распознавать аномальный нагрев, плохой контакт, ослабленный кабель или поврежденное покрытие.

Аппараты для ИПЛ и лазерной терапии

Проверьте систему охлаждения, уровень воды (если применимо), оптическое окно, кабель манипулятора, количество выстрелов, защитные очки, предупреждающие надписи, вентиляцию и систему управления помещением. Не используйте прибор, если срабатывают сигналы тревоги о перегреве, наблюдается аномальный нагрев, треснул корпус или нестабильное выходное напряжение.

Аппараты HIFU

Проверьте распознавание картриджа, количество линий, подключение рукоятки, поверхность картриджа, настройки программного обеспечения и выбор глубины обработки. Не используйте картриджи сверх их номинального количества.

Аппараты для криолиполиза и коррекции фигуры

Проверьте аппликаторы, мембраны, вакуумную герметизацию, температуру охлаждения, датчики сигнализации, соединения трубок, фильтры и аварийную остановку (если таковая имеется). Аппликаторы следует хранить в безопасном месте, поскольку их падение может обойтись дорого.

Устройства для светодиодной светотерапии

Проверьте устойчивость панели, равномерность освещения, адаптер питания, подставки, петли, защитные очки и защитные чехлы. Убедитесь, что положение клиента удобное и устройство не наклоняется и не шатается.

Анализаторы кожи

Проверьте освещение, фокусировку камеры, подставку для подбородка, опору для лба, язык программирования, отчет клиента, угол съемки и экспорт данных. Если работа анализатора зависит от стабильных изображений, следует избегать нестабильного освещения в помещении.

14. Первый тестовый запуск следует провести до начала использования клиентом.

После установки проведите тестовый запуск, прежде чем назначать процедуры клиентам.

Тестовый запуск должен подтвердить:

• Машина запускается в обычном режиме.
• Экран и кнопки работают.
• Все ручки соединяются.
• Каждую основную функцию можно активировать.
• Код ошибки не отображается.
• Охлаждение, всасывание, нагрев, свет, электрический ток или вибрация ощущаются как нормальные явления.
• Тюбики и флаконы не протекают.
• Уровень шума приемлемый.
• Программное обеспечение работает.
• Персонал понимает основные принципы работы.
• Этапы очистки понятны.

При использовании устройств с высокой энергией первое тестирование должно проводиться под руководством поставщика, дистрибьютора или квалифицированного специалиста. Не используйте реальных клиентов, пока персонал не разберется в процедуре проверки пригодности, нормальных ощущениях, условиях прекращения использования и уходе после использования.

15. Согласие должно быть оформлено в письменном виде.

Монтаж должен завершаться письменным актом приемки. Это защищает как покупателя, так и поставщика.

В протокол приемки могут быть включены следующие пункты:

• Дата доставки.
• Дата установки.
• Модель и серийный номер станка.
• Аксессуары получены.
• Поврежденные или отсутствующие предметы.
• Статус учетной записи программного обеспечения.
• Обучение завершено.
• Результаты тестового запуска.
• Обнаружены проблемы.
• Меры по отслеживанию действий поставщика.
• Подпись или подтверждение покупателя.

Если в оборудовании возникла проблема, не подписывайте акт приемки без предварительного уведомления. Четко опишите проблему и согласуйте дальнейшие действия.

16. Обучение должно быть частью процесса установки.

Установка считается неполной, если персонал не знает, как пользоваться оборудованием. Обучение должно проводиться во время или вскоре после установки.

Обучение должно включать в себя:

• Запуск и остановка.
• Этапы лечения.
• Настройка параметров.
• Соответствие потребностям клиента.
• Противопоказания и меры предосторожности.
• Нормальные и аномальные ощущения.
• Очистка и дезинфекция.
• Замена расходных материалов.
• График технического обслуживания.
• Поиск неисправностей.
• Контакты для гарантийного обслуживания.
• Процесс ведения сервисной документации.

Салон должен вести учет прошедших обучение сотрудников и хранить видеозаписи или инструкции для будущих работников. Если поставщик только устанавливает оборудование, но не предоставляет обучение, проект все равно может провалиться.

17. Сохраните документы и упаковку.

После установки храните важные документы в одной папке.

Держать:

• Договор или счет-фактура.
• Гарантийный талон.
• Руководство пользователя.
• Краткое руководство пользователя.
• Товарная накладная.
• Фотография серийного номера.
• Тренировочные файлы.
• Руководство по чистке и техническому обслуживанию.
• Список запасных частей.
• Прайс-лист на расходные материалы.
• Протокол установки.
• Протокол приемки.
• При наличии каких-либо доказательств повреждений при транспортировке.

Сохраняйте упаковку как минимум до завершения приемки и первого тестового запуска. Некоторые поставщики могут потребовать оригинальную упаковку для возврата или отправки на ремонт.

18. Что делать, если обнаружены повреждения при транспортировке

Если оборудование повреждено во время транспортировки, действуйте незамедлительно.

Шаги:

• Прекратите распаковку, если обнаружены серьезные повреждения.
• Сделайте фотографии и видео упаковки до и после вскрытия.
• Сохраните картонную коробку, ящик, пенопласт, этикетки и пломбы.
• Зафиксируйте количество посылок и видимые повреждения.
• Не пытайтесь производить ремонт без одобрения поставщика.
• Немедленно уведомите поставщика и перевозчика.
• Предоставьте доказательства повреждений в установленный срок.
• Уточните, касается ли проблема транспортной претензии, замены, ремонта или отсутствия детали при доставке.
• Уточните, кто оплачивает обратную доставку.

Задержка с предоставлением информации может затруднить предъявление претензий по доставке. Именно поэтому прибытие груза для проверки должно происходить как можно скорее.

19. Распространенные ошибки при установке, которых следует избегать.

Избегайте этих распространенных ошибок:

• Перед проверкой напряжения необходимо включить питание.
• Утилизация упаковки до её приёмки.
• Подписание акта приема-передачи без указания видимых повреждений.
• Использование случайных переходников для розеток.
• Размещение оборудования в узком, жарком, влажном или пыльном месте.
• Блокировка вентиляционных отверстий.
• Пропуск проверок уровня воды или охлаждения.
• Использование тренажера перед тренировкой.
• Допуск неподготовленного персонала к работе с высокоэнергетическими устройствами.
• Смешивание чистящих средств или использование неподходящих дезинфицирующих растворов.
• Коды ошибок, возникшие во время первого тестового запуска, игнорируются.
• Продвижение методов лечения до завершения экспериментальной операции.

Большинство этих ошибок можно избежать, используя простой контрольный список.

20. Что должны предоставлять дистрибьюторы

Дистрибьюторы могут повысить доверие покупателей, предлагая стандартный пакет услуг по транспортировке и установке.

В число полезных справочных материалов входят:

• Контрольный список перед отправкой.
• Фото и видеосъемка упаковки.
• Руководство по проверке при доставке.
• Контрольный список установки.
• Видео распаковки.
• Руководство по электроснабжению и подготовке площадки.
• Расписание тренировок.
• Форма согласия.
• Руководство по подаче претензий по поводу повреждений при транспортировке.
• Список запасных частей и расходных материалов.
• Контрольный список технического обслуживания.
• Связаться со службой удаленной поддержки.

Когда дистрибьюторы предоставляют эти материалы, клиенты чувствуют, что продуктом проще управлять, и количество послепродажных споров сокращается.

21. Что должны предоставлять производители

Производители должны проектировать машины и документацию таким образом, чтобы упростить доставку и установку.

Полезная поддержка от производителя включает в себя:

• Прочная упаковка.
• Прозрачные внешние этикетки.
• Отслеживание серийных номеров.
• Товарная накладная.
• Инструкция по установке.
• Краткое руководство пользователя.
• Маркировка с указанием требуемой мощности.
• Схемы принадлежностей.
• Инструкции по чистке и техническому обслуживанию.
• Руководство по кодам ошибок.
• Руководство по настройке программного обеспечения.
• Обучающие видеоролики.
• Гарантийная политика.
• Процесс обработки запроса на обслуживание.

Чем лучше документация по установке, тем меньше нагрузки на отдел послепродажного обслуживания.

Часто задаваемые вопросы

Должны ли салоны красоты проверять упаковку перед тем, как подписать акт приема-передачи?

Да. Салоны должны осмотреть внешнюю упаковку, сделать фотографии или видеозаписи, по возможности зафиксировать видимые повреждения и сохранить упаковку до тех пор, пока аппарат не пройдет приемку и тестовый запуск.

Может ли салон красоты самостоятельно установить косметическое оборудование?

Некоторые простые аппараты могут быть установлены персоналом салона с помощью видеоинструкций. Для дорогостоящих, тяжелых, работающих на воде, охлаждающих, IPL, лазерных, HIFU, криолиполиза или сложных систем может потребоваться помощь поставщика, установка дистрибьютором или квалифицированный специалист.

Что следует проверить перед включением косметического аппарата?

Проверьте модель, серийный номер, напряжение, вилку, шнур питания, принадлежности, наконечники, трубки, фильтры, флаконы, программное обеспечение и видимые повреждения. Не включайте прибор, если напряжение не соответствует норме, упаковка серьезно повреждена или кабели треснули.

Кто несет ответственность, если оборудование будет повреждено во время транспортировки?

Ответственность зависит от условий доставки, страхования, передачи рисков, правил перевозчика и наличия документов, подтверждающих повреждение. Договор купли-продажи должен быть определен до отгрузки.

Что должно включать в себя приемка после установки?

В него должны входить модель, серийный номер, список аксессуаров, проверка на наличие повреждений, настройка программного обеспечения, результаты тестового запуска, обучение персонала, выявленные проблемы, связь с поставщиком и подтверждение от покупателя.

Заключение

Транспортировка и установка косметического оборудования должны осуществляться в рамках установленного порядка. Перед отправкой необходимо подтвердить модель, конфигурацию, упаковку, страхование, условия доставки и провести предэкспортные испытания. По прибытии необходимо осмотреть упаковку, зафиксировать доказательства, проверить комплектацию и незамедлительно сообщить о повреждениях. Во время установки следует подготовить электропитание, пространство, вентиляцию, водоснабжение или охлаждение, программное обеспечение, чистящие средства, провести обучение персонала и заключительный тестовый запуск.

Для салонов красоты бережная транспортировка и установка защищают гарантийные права, сокращают время простоя и способствуют беспроблемному запуску проекта. Для дистрибьюторов и производителей понятные системы доставки и установки уменьшают количество споров и упрощают продажу и долгосрочное обслуживание оборудования.